Las reuniones de los órganos de gobierno de asociaciones, fundaciones y cooperativas pueden celebrarse a través de videoconferencia o conferencia telefónica múltiple durante todo el 2021. Las reuniones virtuales, por lo tanto, son una opción válida aunque los estatutos de las organizaciones no la tengan prevista.
Las entidades que deseen optar por la vía telemática más allá del 2021, deben modificar sus estatutos. Más abajo, te explicamos cómo hacerlo.
Desde el estado de alarma y hasta finales del 2021
Ante la imposibilidad de hacer reuniones presenciales por las restricciones derivadas del coronavirus, muchas asociaciones y fundaciones comenzaron a optar por la vía telemática durante el estado de alarma.
De hecho, el Real Decreto-ley 8/2020 de 17 de marzo sobre medidas urgentes para hacer frente al impacto del Covid-19 habilitó las fundaciones a celebrar las reuniones de los órganos de gobierno de asociaciones y fundaciones a través de medios telemáticos.
La medida estaba pensada para tener vigencia hasta el 18 de abril, pero el 9 de junio se aprobó una primera prórroga, para extender su validez hasta el 31 de diciembre del 2020.
Ahora se ha aprobado una segunda prórroga que alarga la vigencia de la medida hasta finales del 2021. La prórroga se aprobó el 18 de noviembre a partir del Real Decreto 24/2020 de medidas urgentes de apoyo a la solvencia empresarial y al sector energético y en materia tributaria.
Podéis encontrar los detalles de la mesura en el artículo 40 del RDL 8/2020 y en el artículo 100 del RD 1784/1996 al que se hace referencia en el RD 8/2020.
Aprovecha para modificar los estatutos
Es un buen momento para actualizar los estatutos e incluir la posibilidad de hacer sesiones virtuales y votar por escrito más allá del 31 de diciembre de 2021.
El estatuto es la norma básica de funcionamiento de cada asociación y da la hoja de ruta para gestionar la participación de la entidad. Para que los estatutos cumplan con su función es necesario que estén bien actualizados. Para que estén al día es necesario, primero, constituir un grupo de trabajo para determinar las propuestas de cambios, convocar y celebrar una asamblea para aprobar los estatutos y, finalmente, comunicar la modificación en el Registro de Entidades correspondiente.
Si quieres que te ayudemos a actualizar los estatutos, contáctanos. Gestión Tercer Sector-Fundación Esplai somos una entidad sin ánimo de lucro especializada en gestión de asociaciones y fundaciones. Desde el área jurídica, te asesoraremos y te ayudaremos con los trámites.
¿Cómo se hacen las sesiones virtuales?
Hasta finales de año, las juntas directivas de asociaciones, consejos rectores de cooperativas y patronatos de fundaciones se pueden celebrar por videoconferencia. Se entenderá que las sesiones de los órganos de gobierno se han celebrado en el domicilio de la persona jurídica. Hay que garantizar que todo el mundo puede participar en las sesiones a distancia. Por lo tanto, hay que asegurar que todos tengan conexión a Internet, el equipo adecuado y la aplicación con la que se hará la videoconferencia.
Antes de hacer la reunión habría que hacer una prueba para confirmar que todos los aspectos técnicos funcionan. Si hay miembros que no saben utilizar la aplicación, habría que enviarles un pequeño tutorial explicativo.
Finalmente, se ha de tener en cuenta que la conexión debe hacerse desde lugares con poco ruido para asegurar la calidad del audio a las personas participantes. Antes de la videoconferencia también es útil establecer las reglas de la reunión al inicio.
Votaciones por correo
Una cuestión que también se ha previsto es que cuando lo solicite la presidencia o, al menos, dos miembros del órgano, se pueden adoptar los acuerdos a través de votación por escrito, como por correo electrónico, para que quede constancia.
Para garantizar la correcta participación, deberá acreditarse la votación de los acuerdos, teniendo en cuenta que todos los miembros de los órganos de gobierno tienen el derecho y deber de participar, y también el de votar de una forma fiable y reconocida. Aquí encontraréis un listado de herramientas para votar en asambleas virtuales.
Te asesoramos
Desde el área informática de Gestón Tercer Sector ayudamos a las entidades a usar y sacar provecho de los programas necesarios para teletrabajar: plataformas para trabajar en la nube, programas de gestión, de videconferencia, de voto… Para más información sobre el servicio de acompañamiento, enviad vuestra consulta a través de este formulario.