Llevar al día la contabilidad de nuestra entidad puede comportar mucho tiempo y recursos, como lo es el pago de las nóminas. En la línea de querer facilitar las gestiones contables, la Asociación Española de Banca (AEB) establece una serie de normas o cuadernos bancarios. Estas marcan las características de los ficheros informáticos que emiten o reciben las entidades financieras.

¿QUÉ ES LA NORMA 34?

Las diferentes normas de la AEB permiten el desarrollo de aplicaciones o programas informáticos que hacen posible automatizar tareas relativas a la contabilidad de la entidad. Esto es posible puesto que son capaces de procesar de forma automática la información de los documentos que siguen una estructura muy determinada. Entre estos cuadernos hay, por ejemplo, el 43, para la recepción de movimientos o extractos bancarios, y el 34, de emisión de transferencias.

La norma 34 es el estándar que establece las características que tiene que tener el fichero. Por lo tanto, es el programa para poder procesar de manera automática un listado de órdenes de pago o transferencias. En este caso el documento lo genera la entidad social hacia la entidad financiera.

¿PARA QUÉ SIRVE ESTA NORMA?

Utilizar este documento permite a la entidad hacer operaciones de transferencias. Esto se traduce en poder hacer el pago de las nóminas de los trabajadores y trabajadoras de forma masiva, y no de manera manual a cada persona. Esto puede suponer un gran ahorro de tiempo en entidades con un gran volumen de trabajadores y trabajadoras. Además, también puede ser una oportunidad a tener en cuenta e implementar en el programa de contabilidad en entidades que estén aumentando su estructura.

En este sentido, la norma 34 también se puede utilizar a la hora de hacer el pago de pensiones y, en general, de las transferencias ordinarias, por ejemplo, a proveedores/as. A través de este procedimiento también se pueden hacer operaciones con cheques y estas se pueden incluir en el mismo documento donde hay operaciones de transferencias.

En el fichero se tendrá que especificar, no obstante, si se trata de la transferencia de nóminas, pensiones, a proveedores u otros pagos. En el caso de las nóminas o pensiones no se podrán ordenar pagos con un importe superior a 15.000 euros.

Por lo tanto, lo que tiene que hacer la entidad es generar un archivo siguiendo la estructura de la norma 34 para pasar a la entidad financiera y que esta lo pueda procesar y hacer las operaciones pertinentes.

¿QUÉ TIENE QUE INCLUIR?

Para hacer esta automatización correctamente es imprescindible indicar la siguiente información:

  • Cuenta de cargo del ordenamiento.
  • Cuenta de abono beneficiario.

En ambos casos hace falta que esta información tenga el formato de Código Cuenta Cliente (CCC), es decir, que hay que indicar estos códigos formados por 20 dígitos y que, de hecho, tenemos que utilizar a menudo. Por eso, es importante tener el CCC de los trabajadores y trabajadoras. Hay que tener en cuenta que no se trata solo del número de cuenta del cliente, sino que también incorpora el código de la entidad, el de la oficina y los dígitos de control.

Además, habrá que indicar otros datos como el NIF, dirección fiscal o fecha de emisión de las órdenes. También es importante tener en cuenta las posibles limitaciones o condiciones de la entidad financiera con que se trabaja. Por ejemplo, en el número de operaciones que se pueden incluir en la remesa. Esto se tiene que tener muy claro porque, en caso contrario, el fichero emitido será rechazado por la entidad.

Una vez se ha hecho el procedimiento a través del programa informático, se genera un archivo con unas características determinadas que, en términos generales, incluye tres registros:

  • Registro de cabecera.
  • Registro de beneficiarios.
  • Registro de totales (resumen de fichero).

En resumen, es conveniente que las entidades del tercer sector con un volumen importante de trabajadores y trabajadoras o de empresas proveedoras a pagar tengan presente la existencia de esta norma -y otras- y de este procedimiento para poder ahorrar tiempo en cuestiones de contabilidad.

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