Este código será necesario para poder hacer trámites como abrir una cuenta bancaria, contratar proveedores o personas, pedir subvenciones o emitir o recibir facturas, entre otros.
Aunque, aparentemente, parece una gestión sencilla de hacer, la complejidad que conlleva llenar el modelo mediante el cual se solicita, el de declaración censal (036), hace que muchas entidades tengan dudas de qué información hay que indicar. En este recurso se muestra el procedimiento paso a paso. Si necesitas ayuda o tienes dudas nuestro equipo económico te puede ayudar.
¿QUÉ ES EL NIF?
El Número de Identificación Fiscal (NIF) es el código que la Agencia Tributaria asigna a todas las personas jurídicas que así lo soliciten y sirve como identificación en sus relaciones de naturaleza o con trascendencia tributaria.
En caso de que una entidad no lo solicite, Hacienda podría proceder de oficio a darla de alta en el Censo de obligados tributarios y asignarle el NIF que corresponda. Cabe remarcar que el hecho de pedir este número no implica que se tengan que empezar a presentar declaraciones trimestrales.
El NIF tiene la siguiente estructura:
- Una letra, que informa sobre la forma jurídica de la entidad. En el caso de las organizaciones no lucrativas, la letra identificador que corresponde es la G.
- Un número aleatorio de siete dígitos.
- Un carácter de control, que puede ser otro número o una letra.
Las entidades deberán incluir el NIF en todas las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones o escritos que presenten ante la Administración Tributaria, y en los documentos con trascendencia tributaria que expidan a consecuencia de su actividad (por ejemplo, facturas). También deberán incluirlo en las operaciones con entidades de crédito (los bancos).
Para que la organización pueda acreditar su NIF, la Agencia tributaria le proporcionará en un máximo de 10 días una tarjeta con el número y sus datos fiscales, y con unos códigos de verificación que permiten acreditar la autenticidad en la página web de la Agencia Tributaria.
¿QUÉ ES LA DECLARACIÓN CENSAL (MODELO 036) Y CÓMO ACCEDER A ELLA?
El modelo 036 o declaración censal es el modelo que hay que utilizar para comunicar a la Administración tributaria cualquier alta, baja o modificación en la situación de la entidad que tenga trascendencia en el ámbito tributario y/o fiscal.
Por ejemplo, habría que presentarlo para pedir el NIF, para comunicar altas o bajas en actividades o en el IVA, cuando se empiezan a pagar retribuciones a terceras personas, si cambian las representantes legales de la entidad o si se cambia de domicilio.
Los datos que se comuniquen mediante este modelo pasarán a formar parte de la información de la organización que figura en el Censo de obligados tributarios de la Agencia Tributaria.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INDICAR EN LA PÁGINA 1?
En la página 1 se indica la causa o causas que motivan la presentación del modelo 036. Para pedir por primera vez del NIF, se deberá rellenar:
- Casilla 102: debe indicarse el nombre de la nueva entidad, tal como figura en sus estatutos como denominación social.
- Casilla 110: simplemente se debe seleccionar.
En el apartado B (modificaciones) no será necesario marcar ninguna casilla.
Finalmente, hay que rellenar también el lugar, fecha y nombre de la persona que sea representante legal de la entidad (normalmente, el o la presidenta).
¿QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INDICAR EN LA PÁGINA 2B?
En la página 2B, se deberán indicar los datos de la entidad en las casillas siguientes:
- Casilla B1: hay que marcarla, ya que indica el hecho de ser personas jurídicas y entidades residentes en España.
- Casilla B3: se debe seleccionar ‘España’.
- Casilla B4: hay que dejarla en blanco.
- Casilla B5: se debe indicar la denominación social completa, tal y como figura en los estatutos.
- Casilla B6: en caso de que la organización tenga anagrama (símbolo o emblema constituido por letras) se debe indicar.
- Casilla B8: hay que indicar el acuerdo de voluntades. Si no se aporta copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución, es necesario aportar como mínimo copia de un documento de acuerdo de voluntad de la constitución de la entidad (será necesario poner la fecha del documento).
- Casilla B9: si existe fecha de constitución, hay que indicarla y se debe aportar la escritura pública o documento fehaciente de constitución (por ejemplo, la inscripción de la entidad en el correspondiente registro), también se indicará la fecha del documento.
- Casilla B10: se pondrá la fecha de inscripción definitiva de la entidad en el registro correspondiente, si se dispone de la misma.
- Casillas de la B11 en la B28: hay que indicar el domicilio fiscal en España.
- Casillas de la B31 en la B40: para entidades no residentes se debe poner el domicilio fiscal en el Estado de residencia o de constitución en el extranjero.
- Casillas de la B71 en la B88: se debe cumplimentar el domicilio social de la organización con los mismos datos que el domicilio fiscal.
- Casilla 65: se debe marcar ‘Sí’, ya que indica personalidad jurídica.
- Casillas 68 y 69: hay que marcar las dos , para indicar la forma jurídica. Las más habituales en las entidades no lucrativas son las siguientes:
| Asociación L.O. 1/2002 |
| Fundación |
| Organización empresarial |
¿QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INDICAR EN LA PÁGINA 3?
En la página 3 hay que indicar los datos de las personas representantes de la organización. Habrá que rellenar las casillas siguientes:
- Casilla 300: hay que marcarla, ya que indica el alta de la persona representante.
- Casilla 303: se debe indicar la fecha de alta de la de constitución de la entidad.
- Casillas 304 a 328: deben rellenarse con los datos personales de la presidenta de la organización.
- Casilla 330: se debe indicar que la causa de la representación es legal.
- Casilla 331: hay que seleccionar la clave que indica la causa de la representación, en este caso 02 (personas jurídicas residentes o constituidas en España).
- Casilla 333: hay que marcar si la representación es individual (08), mancomunada (09) o solidaria (10), en función de cómo se haya determinado en los estatutos de la organización.
- Casilla 334: debe indicarse la clave correspondiente al título o documento donde consta la representación, que normalmente será la de documento público (cuando exista una escritura), la inscripción en el registro correspondiente o el documento privado (con o sin firma legitimada notarialmente).
Si hubiera más de una persona representante, se repetiría el procedimiento en las casillas de la 350 a la 384.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE DEBE INDICAR EN LA PÁGINA 8?
Finalmente, en la página 8 habrá que rellenar los datos de las personas socias fundadoras:
- Casilla 802: se debe marcar para dar de alta.
- Casilla 805: hay que establecer la fecha del alta.
- Casillas de la 800 a la 858: se debe rellenar los datos personales de las primeras personas socias.
- Casilla 818: hay que especificar el porcentaje de participación en la entidad. Como en una entidad no lucrativa no tiene demasiado sentido la participación, se acostumbra a dividir el 100% entre las diferentes personas socias fundadoras, para dejarlas a todas con la misma cuota de participación.
Habrá que repetir esta operación tantas veces como personas socias fundadoras haya.
GENERACIÓN DEL MODELO, PRESENTACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
Cuando ya se tengan todos los datos rellenados, hay que validar el modelo, clicando la casilla ‘Validar‘.
Si hay ningún dato que falte o que la Agencia Tributaria considere incongruente, saldrá un mensaje indicando qué casillas causan conflicto y habrá que corregirlas.
Cuando ya no salga ningún mensaje de error, al validar de nuevo la página se conectará con el servidor de Hacienda. Habrá que clicar la tecla ‘Enviar’, y se generará un documento PDF con todos los datos, que habrá que firmar y llevar a la oficina de la Agencia Tributaria que corresponda a la entidad por domicilio. Este documento tiene un plazo máximo de validez de un mes.
Habrá que acompañar la presentación de los documentos siguientes:
- Original y fotocopia del acta fundacional, en documento público o privado, que incluirá el acuerdo de constitución y los estatutos de la entidad.
- Certificado de la presentación o de la inscripción de estos documentos en el registro correspondiente.
- Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal, que debe ser representante de la asociación (normalmente, el o la presidenta).
- Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (no será necesario si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos).
Si la entidad aún no tiene la inscripción definitiva, se le otorgará un NIF provisional, que habrá que cambiar por el definitivo (con el mismo número) cuando sea firme la inscripción en el registro correspondiente.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.