Entre los trámites más habituales se encuentran el cambio de nombre de la entidad, la renovación de la Junta directiva, la modificación de los estatutos, el cambio de domicilio y la apertura de cuentas y disposición de fondos.
Una cuestión importante a tener en cuenta en cuanto a las diferentes situaciones es la necesidad de aprobarlas por asamblea general con las mayorías requeridas por los estatutos de la asociación. Si tienes dudas o necesitas ayuda contacta con nuestro equipo.
CAMBIO DE NOMBRE
La denominación de una asociación siempre deberá contener el tipo de persona jurídica a que se refiere, por tanto, deberá figurar la palabra ‘Asociación’, seguida del resto de la denominación concreta.
También es importante que el nombre de la entidad no coincida con otro ya existente, ya que en este caso no se podría inscribir en el Registro de asociaciones. Se puede incluir un acrónimo en caso de que se quiera, pero siempre se debe hacer constar el nombre completo y, a continuación, el acrónimo.
Para proceder a la modificación del nombre de la entidad, debe aprobarse en asamblea general con una mayoría cualificada, la que se determine para la modificación de los estatutos.
Una vez aprobada la nueva denominación, debe extenderse un certificado donde conste el acuerdo de asamblea con el cambio de nombre aprobado por la mayoría necesaria y debe estar firmado por las personas que ocupan el cargo de presidencia y secretaría de la entidad. A continuación, debe presentarse en el Registro de asociaciones para su inscripción.
Este es un trámite que debe realizarse telemáticamente en la web del Registro de asociaciones.
RENOVACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA
La Junta directiva, como órgano colegiado, siempre debe estar formado por un mínimo de tres personas con dos cargos obligatorios, que son el de presidencia y secretaría.
Su composición y duración debe estar determinada en los estatutos de la entidad y, una vez finaliza la vigencia del mandato, debe procederse a la renovación de las personas miembros de junta directiva.
Hay que tener en cuenta que las personas que ocupan cargos en el órgano de gobierno, siempre que los estatutos no lo prohíban, pueden ser reelegidas. Sin embargo, es obligatorio proceder a su renovación al final de su mandato.
La nueva Junta debe elegirse en asamblea general, momento en el que todas las personas socias deben tener opción de votar lo que consideren más adecuado.
Hay entidades que funcionan con candidaturas en bloque y otras con candidaturas individuales. En ambos casos, las personas socias deben disponer previamente de la información de las candidaturas que se presentan para poder escoger con más facilidad.
Una vez aprobada la nueva Junta directiva, se presentará en el Registro de entidades el certificado de renovación de los miembros; es un trámite gratuito que se puede hacer telemáticamente.
Una cuestión que puede suceder es que haya una baja da persona que forme parte de la Junta antes de terminar su mandato. En este caso, por acuerdo del órgano de gobierno, se podría cubrir esta vacante y posteriormente ratificar esta decisión por asamblea general. Hay que tener en cuenta que el Registro de Entidades no inscribe los cargos provisionales acordados por la Junta hasta que no son ratificados por la asamblea.
MODIFICACIÓN DE ESTATUTOS
Una situación habitual en las entidades es que se tenga que hacer alguna modificación de estatutos, bien sea para cambiar alguna cuestión concreta o para desarrollar algún tema que previamente sólo se había mencionado o no se había detallado lo suficiente. Alguna de las cuestiones frecuentes que se suelen modificar son las siguientes:
- Ampliación o variación de las actividades que lleva a cabo la entidad para alcanzar sus fines.
- Clasificación de las personas socias y de los derechos y deberes que afectan a cada grupo.
- Régimen electoral y delegación de voto.
- Forma en la que se procede a la convocatoria de la asamblea general.
- Composición de la junta directiva.
- Cambio de cierre del ejercicio contable.
- Regulación del conflicto de intereses.
Todas las modificaciones de estatutos deben aprobarse en asamblea general por la mayoría que determinan, la cual siempre es calificada. Es decir, no basta con mayoría simple.
Una vez aprobadas por la asamblea, se debe presentar una copia en el Registro de entidades junto con un certificado de la aprobación firmado por la persona que ocupa el cargo de presidente/a y secretario/a. Este trámite se puede hacer telemáticamente y se debe abonar una tasa.
Una cuestión a tener en cuenta cuando la asociación quiere proceder al desarrollo de algún punto es valorar si hay que hacerlo en el texto de los estatutos o si es mejor regularlo en un reglamento de régimen interno.
CAMBIO DE DOMICILIO
El domicilio de la entidad suele coincidir con el lugar donde la asociación tiene su sede social o desarrolla su actividad. Sin embargo, podría ser que en el momento de la constitución de la entidad, aún no se haya determinado el lugar físico donde ésta se establecerá y se haga constar en los estatutos un domicilio de notificaciones que podría ser, incluso, el domicilio de una de las personas miembros de la Junta directiva.
Tan pronto como haya un domicilio definitivo de la entidad es conveniente proceder al cambio en los estatutos y su inscripción en el Registro de asociaciones. El cambio de domicilio se puede aprobar tanto por acuerdo de Junta directiva como por acuerdo de asamblea, en función de lo que recojan los estatutos de la asociación.
Este trámite no tiene tasa administrativa, sólo hay que presentar el certificado del acuerdo en el Registro, firmado por las personas que ocupan presidencia y secretaría.
Una situación en la que se encuentran habitualmente las entidades es que su funcionamiento interno, en cuanto a las cuentas de la entidad, no corresponde a lo que se describe en los estatutos.
Este hecho sucede porque en el momento de la constitución de la entidad, cuando se redactan los estatutos, no se conoce el desarrollo futuro de la asociación. Por este motivo, en muchas ocasiones los estatutos contemplan varias firmas para abrir cuentas y disponer de fondos, lo que, en el día a día, no facilita la agilidad de la gestión.
Es muy importante que la redacción de este punto en los estatutos sea coincidente con la realidad de la operativa diaria, ya que la asociación podría tener problemas a la hora de hacer cualquier gestión con una entidad financiera si no hay una correspondencia, hasta el punto de encontrarse en una situación de bloqueo hasta que no se haga una modificación de este punto.
Así pues, la entidad debe determinar qué personas de la junta directiva serán las encargadas de disponer de los fondos de la asociación y hacerlo constar en los estatutos.
Para facilitar la gestión diaria, a posteriori, también se puede hacer un apoderamiento en favor de una persona que ocupe el cargo de dirección, coordinación o gerencia.
Los telemáticamente permiten agilizar muchos trámites que desde entidades y asociaciones deben hacerse con frecuencia. Por ejemplo, permite a personas, entidades o asociaciones y empresas identificarse de manera rápida y segura para realizar trámites electrónicos, pero también se puede utilizar para firmar documentos oficiales e identificarse y autenticarse.
De lo contrario, este documento facilita los trámites; hasta que se implantó este sistema, se tenía que enviar en papel o ir presencialmente para hacer cualquier cambio. Ahora, gracias a herramientas como el certificado digital, las personas ahorran tiempo porque nadie tiene que desplazarse para llevar físicamente ningún documento y se puede hacer todo desde casa, pero también implica un ahorro económico y ambiental por la gran reducción de papel que se utiliza.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.