A finales del año 2019 se aprobó la Directiva Europea 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la Unión Europea (UE) y en la que se recoge la necesidad de tener un canal de de nuncias. Esta directiva tenía que ponerse en marcha a finales del 2021 en los diferentes estados de la UE, pero todavía son pocos los que han hecho la transposición correspondiente.
Esto significa que ahora mismo no es obligatorio disponer de un canal de denuncias por parte de las entidades públicas y privadas con más de 250 personas trabajadoras. Sin embargo, es recomendable que las organizaciones de estas dimensiones dispongan del canal de denuncias. Por un lado, porque la aprobación en el Estado español se puede hacer en cualquier momento y, por otro, porque es una muestra de transparencia. Además, las entidades de entre 50 y 249 personas trabajadoras tienen hasta finales del 2023 para poner en marcha esta práctica, más allá de la naturaleza de sus actividades. Por estos motivos, es conveniente que las entidades conozcan su existencia y su funcionamiento.
El objetivo de esta normativa es establecer canales de denuncia internos y garantizar la protección de aquellas personas que denuncian posibles delitos o infracciones legales dentro de una entidad (como por ejemplo, cuestiones relativas a la contratación pública, protección del medio ambiente, prevención de blanqueo de capitales, protección de los datos personales…).
¿Qué es un canal de denuncias?
En primer lugar, es pertinente definir qué es un canal de denuncias. Se trata de un canal interno o externo de comunicación que permite a las personas trabajadoras y otras informar de actividades y/o conductas que pueden ser irregulares dentro de la entidad.
Hay que destacar que esta herramienta es confidencial y puede ser gestionada por la persona oficial de cumplimiento (Compliance Officer, en inglés) u otras personas con conocimientos en recursos humanos, finanzas o miembros de la junta. En cualquier caso, tendrá que ser un grupo reducido el que gestione el canal para garantizar el anonimato del o de la denunciante. Estas personas serán las encargadas de determinar como se tiene que proceder con la denuncia.
Todo esto favorece que se puedan tramitar las denuncias de forma segura y permite que se puedan detectar malas conductas relacionadas con el fraude, la corrupción o el acoso.
Disponer de un canal de denuncias es un indicador del compromiso de la entidad con la transparencia y una muestra de responsabilidad ante las posibles irregularidades que puedan surgir. Por eso, se recomienda disponer de un canal de denuncias también en las entidades con menos de 50 personas trabajadoras, a pesar de no ser obligatorio.
¿Quién gestiona el canal de denuncias?
Hay que destacar que existen canales de denuncia internos y externos. En el segundo caso, se refiere al procedimiento de denuncia de los organismos reguladores de cada estado o de la Unión Europea, por ejemplo, de Hacienda o del Banco de España.
Por lo tanto, en este caso hay que centrarse en el canal interno que es el que implementan las organizaciones públicas y privadas, como los ayuntamientos, las ONG o las empresas. En este sentido, según establece la Directiva Whistleblowing “en general, los/las denunciantes se sienten más cómodas denunciando por canales internos, salvo que tengan motivos para denunciar por canales externos”.
Además, la gestión del canal de denuncias interno puede ser, a la vez, interna, si se encarga la misma empresa u organización; o bien externa, si lo hace alguna persona ajena a la entidad, por ejemplo, una persona experta de otra empresa contratada.
¿Qué métodos de canales internos hay?
Existen diferentes vías para comunicar las denuncias de forma interna. El método a partir del cual se fundamentó este sistema es el telefónico, aunque con el acceso a internet cada vez se emplea menos.
El canal de denuncias telefónico permite a la persona denunciante hacer una llamada con cierto anonimato. A pesar de esto, la seguridad y el control de la información es poco eficaz.
Por todo esto, el más habitual es el canal de denuncias digital a través de una aplicación web. Este método es más beneficioso para las dos partes y se puede traducir en un formulario en la página web de la organización. La persona que hace la denuncia dispone de más anonimato y puede hacer el trámite de forma más cómoda, con la posibilidad también de adjuntar archivos. Por su parte, la entidad encargada de gestionar la denuncia puede guardar toda la información en un único lugar y de forma protegida, siguiendo el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR).
También existe la posibilidad de gestionar el canal de denuncias a través del correo electrónico, aunque se trata de un sistema poco eficaz y con muchas limitaciones en cuanto a la seguridad. Es un sistema muy empleado por las entidades, porque es tan fácil de habilitar como proporcionar una dirección de correo electrónico a la cual dirigirse. Sin embargo, es un canal que limita el anonimato, ya que tiene que enviarse desde una dirección de correo.
También existe la opción de comunicación por correo postal y, aunque hay entidades que lo continúan usando actualmente, no es lo más adecuado ni práctico.
Por último, existe la opción de presentar la denuncia en persona. De esta forma, la persona responsable puede hablar directamente con el/la denunciante. En todo caso, no se puede garantizar el anonimato ni la protección automática de los datos.
Recomendaciones para el canal de denuncias
Hay una serie de indicaciones que se pueden seguir para que el canal de denuncias sea exitoso, es decir, para que la gente confíe en él y lo utilice.
Como ya se ha insistido anteriormente, lo más importante es tener un canal seguro y anónimo, puesto que se transmiten datos sensibles. Para mantener esta seguridad en todo momento, hay que verificar que el sistema proveedor tiene las certificaciones pertinentes y está actualizado. En caso de usar el correo electrónico, es importante garantizar que se cuenta con un sistema suficientemente seguro. En este sentido, también hay que tener mucho en cuenta la regulación de protección de datos. Por todo esto, algunas entidades tienen que contar con apoyo externo.
Otro factor clave es la facilidad de uso. Hacer una denuncia puede ser un trámite complicado por las consecuencias que puede conllevar, por eso, hay que poner las máximas facilidades para evitar que la persona que denuncia no se eche atrás cuando surja una complicación.
En esta línea, es pertinente comunicar adecuadamente la existencia de esta herramienta y la importancia de su uso. Por ejemplo, se puede hacer una formación o proporcionar guías explicativas a las personas trabajadoras y a otras que forman parte de la entidad. Implementar un buen canal de denuncias sin que las personas que lo pueden usar tengan conocimiento no sirve de mucho.
Cualquier tipo de canal de denuncias tiene que permitir la comunicación o, como mínimo, dar la posibilidad de hacer el seguimiento de la denuncia. En todo momento es necesario que la entidad conserve los registros de las denuncias recibidas durante el tiempo necesario y siempre respetando los requisitos de confidencialidad.
Disponer de un canal de denuncias es también una muestra de la buena ética de la entidad y puede suponer un beneficio en su imagen.
Des de Gestión Tercer Sector podemos asesorar y acompañar aquellas entidades que deban o quieran implementar el canal de denuncias dentro de su organización, mediante nuestro Servicio Laboral.