Hay que conocer las principales consideraciones a tener en cuenta para elaborar correctamente la contabilidad de las entidades, algo imprescindible para poder elaborar las cuentas anuales de la organización, así como las fechas que se debe hacer la presentación de las cuentas anuales. Desde Gestión Tercer Sector estamos a disposición de las entidades que lo necesiten para resolver dudas sobre este u otros temas, ¡contacta con nosotros!
¿QUÉ INCLUYEN LAS CUENTAS ANUALES?
- Balance de situación: donde figuran los saldos según la fecha de elaboración de las cuentas activos, pasivos y el patrimonio neto.
- Cuenta de resultados: refleja los ingresos y los gastos que se hayan generado durante el ejercicio, independientemente de si se han cobrado o pagado, respectivamente.
- Estado de cambios en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo (sólo es obligatorio para las entidades de gran dimensión).
- Memoria económica.
- Anexo: memoria explicativa de las actividades realizadas.
Cada uno de estos apartados debe estar bien identificado, incluyendo también la denominación de la entidad y el ejercicio al que corresponden.
CÓMO PRESENTAR LOS DIFERENTES APARTADOS
Para formular los documentos anteriormente mencionados hay que tener presentes los siguientes aspectos:
- Incluir las cifras del ejercicio inmediatamente anterior, de manera que permita la comparación con los datos del ejercicio presente.
- Es obligatorio incluir las partidas con importes en cualquiera de los dos ejercicios mencionados en el punto anterior.
- Los créditos y deudas con entidades del grupo o asociadas deben figurar en las partidas correspondientes, con separación de las que no correspondan a entidades del grupo o asociadas, respectivamente.
- Las entidades que participen en uno o varios negocios conjuntos que no tengan personalidad jurídica deben presentar esta información integrando, en cada partida de los modelos de los diferentes estados financieros, las cantidades correspondientes a los negocios conjuntos en que participan, e informando sobre su desglose en la memoria.
En todo caso, si con estas informaciones no es suficiente para mostrar una imagen fiel del estado contable y financiero de la entidad, habrá que incluir las informaciones complementarias que se consideren necesarias en la memoria.
ELABORACIÓN DE LAS CUENTAS
Las cuentas anuales deben elaborarse, por norma general, cada doce meses, excepto en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio o disolución. Y deben cerrarse en la fecha que indican los estatutos o el 31 de diciembre si en los estatutos no indica nada concreto.
Los debe elaborar el órgano de gobierno, en el caso de las fundaciones sería el patronato y en las asociaciones, la junta directiva. Todas las personas miembros de estos órganos son responsables de su elaboración y contenido.
El patronato, en el caso de las fundaciones, y la Asamblea, en el de las asociaciones, debe aprobar las cuentas anuales dentro de los seis meses inmediatamente posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, o en la fecha máxima que establezcan sus estatutos, si ésta es inferior.
PRESENTACIÓN O RENDICIÓN DE CUENTAS
Las fundaciones de ámbito estatal deberán elaborar las cuentas con una aplicación informática interactiva, que es la misma que se habrá utilizado para la elaboración y registro del plan de actuación de la fundación en los últimos meses del año anterior. A la aplicación sólo se puede acceder con el certificado digital de la entidad, o pidiendo previamente unas credenciales.
Cuando se hayan rellenado y validado todos los apartados con los datos de la contabilidad, se podrán generar desde la aplicación la memoria económica y los certificados de aprobación de las cuentas. Todos los documentos deberán ser firmados en todas las hojas por el secretario y por el presidente de la fundación. Finalmente, una vez esté todo firmado, deberán presentarse tanto en la aplicación informática donde se generará una referencia para la presentación, como en el Registro telemático del Protectorado de fundaciones estatal.
La aprobación de las cuentas por parte del Patronato de la fundación debe realizarse dentro de los seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio, y la presentación en ambas plataformas debe completarse dentro de los diez días inmediatamente posteriores a la fecha de aprobación. El trámite no tiene ninguna tasa asociada. Al ser un trámite especialmente complejo, el Protectorado facilita una guía básica donde explica todo el procedimiento paso por paso.
Las cuentas de las asociaciones que tengan condición de asociación DUP, también se presentan de forma telemática, pero con un formulario diferente, al que se anexan todos los contenidos que conforman las cuentas anuales firmadas en todas sus hojas por parte de todas las personas miembros de la junta directiva, junto con el certificado de la asamblea de aprobación de las cuentas. En este caso se presenta en el Registro de la sede electrónica del Ministerio del Interior. Para acceder, será necesario disponer de un certificado digital de un miembro de la junta de la entidad, o bien de un profesional autorizado. El plazo es también de seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio y, en este caso, no hay ninguna tasa asociada.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.