¿Cómo hacer un buen cierre contable de la entidad?

Antes del cierre del ejercicio económico de las entidades es un buen momento para ponerse a cerrar las cuentas anuales.

Para hacerlo correctamente, hay que revisar una serie de aspectos que nos permitirán asegurarnos de que los números obtenidos reflejen de manera fiel y transparente la realidad económica de la entidad.

Des de Gestión Tercer Sector te podemos ayudar con el cierre y otras operaciones contables de tu organización.

1. REVISAR EL LIBRO MAYOR

Desde el programa de contabilidad, se tienen que listar todas las cuentas contables y revisarlas atentamente para ver si encontramos algún error u omisión en las operaciones a registrar, y detectar si hay que hacer alguna de las operaciones de reclasificación o cierre que indicaremos en los siguientes puntos.

Las incidencias más habituales para revisar y corregir que se acostumbran a encontrar son:

Facturas o gastos con cierta antigüedad que no figuran como pagados (las ha podido pagar alguien de la entidad, se puede haber registrado el pago como gasto, pueden estar duplicados, puede haber algún error en el proveedor indicado en el pago o pueden estar pendientes).
El mismo que en el punto anterior, con facturas emitidas pendientes de cobrar.
Que no esté hecha la aplicación del resultado del ejercicio anterior: la cuenta 129 tiene que estar con saldo cero antes de hacer el cierre.
Que las cuentas de tesorería no estén cuadradas: tenemos que asegurarnos de que las cuentas de caja efectiva y de todos los bancos tengan el saldo real que se corresponda con el recuento o arqueo de la caja a fecha de cierre, y con los extractos bancarios de la misma fecha, respectivamente.
Que haya operaciones registradas como partida pendiente de identificar en la cuenta 555. Esta cuenta normalmente tiene que quedar a cero antes de cerrar.
Que todas las cuentas corrientes con personas de la organización (551, 552, 553 o 464) tengan el saldo correcto a favor o en contra de la entidad. Estas cuentas se utilizan cuando personas vinculadas a la entidad pagan o cobran por cuenta de esta. Por ejemplo, si se avanza dinero para hacer una actividad y la persona va pagando, tenemos que asegurarnos de que se liquidan los gastos de la actividad y que devuelve la diferencia del dinero del adelanto, o que se le paga el resto o se le reconoce la deuda a pagar, si el gasto ha sido superior al dinero avanzado.
Que los gastos e ingresos (cuentas de los grupos 6 y 7) no estén correctamente registrados en las cuentas que corresponda por su naturaleza o que haya alguno que se haya podido duplicar.
Que no haya ningún registro de gasto que, en realidad, se tenga que considerar como inversión. Se daría este caso cuando la compra corresponde a un bien que tenga que permanecer en la entidad y esté en uso por un periodo superior a un año.
Que haya alguna subvención o donación que se le haya concedido a la entidad para el ejercicio que se está cerrando y que no se haya registrado. Las subvenciones se tienen que registrar en el momento de la concesión y de manera independiente al momento en que se cobran. Es muy conveniente no hacer el registro de ningún cobro directo contra la cuenta de ingreso del grupo 7, sino hacerlo constar siempre en la cuenta correspondiente del grupo 44 (donaciones privadas) o 4708 (subvenciones oficiales), para poderlo tener muy controlado de cara al modelo 347 (la declaración informativa de operaciones con terceros) y para reflejar correctamente los importes pendientes a cobrar, si hubiera.
Si se tienen registros en cuentas del grupo 56 (depósitos y garantías recibidas y depositadas), se tiene que verificar que tengan el saldo correcto en la fecha de cierre. Si, por ejemplo, se ha registrado en una cuenta del grupo 561 la distribución de participaciones de lotería, se tendría que hacer el traspaso a ingresos por la parte que corresponda a donaciones del dinero que se haya recaudado y dejar el saldo a cero en la fecha de cierre.
Si la entidad presenta declaraciones por el IVA, que no se hayan registrado las liquidaciones trimestrales de los modelos 303 y/o que no se haya registrado el ajuste por cambio de prorrata en el IVA deducible, si fuera el caso. En caso de producirse este cambio de prorrata, hay que cambiar también en la serie de las facturas recibidas del año entrando el porcentaje provisional deducible a aplicar durante este nuevo ejercicio. Una vez registradas las liquidaciones, las cuentas 472 de IVA soportado y 477 de IVA meritado tienen que quedar a cero y el saldo a favor de la entidad del último modelo 303 tendría que coincidir con el de la cuenta 4700, o si fuera a pagar, con el de la cuenta 4750 a 31 de diciembre.
Si se tiene personal contratado y/o se han hecho pagos a personas profesionales autónomas o conferenciantes, o bien si se han hecho retenciones por otros tipos de gastos, como por ejemplo el alquiler de un local, se tiene que verificar que los saldos de los sueldos a pagar (cta. 465), Seguridad Social acreedora (cte.476) y Hacienda acreedora por retenciones del IRPF (cta. 4751) tengan los saldos correctos. En el caso de la cuenta 465, tendrá un saldo a pagar si quedan salarios netos a pagar en la fecha de cierre. La cuenta 476 tiene que tener un saldo a pagar por el total de la liquidación de la Seguridad Social del mes de diciembre, que se paga en enero. Y la cuenta 4751 tiene que tener el saldo que coincida con la liquidación de los modelos 111 o 115 del cuarto trimestre del año que estemos cerrando y que se paga también en enero.

2. RECLASIFICACIONES

En la revisión anterior, también se habrá detectado si hay saldos que haya que reclasificar de cuenta, para que los balances reflejen las partidas correctas.

Las más habituales son:

Si la entidad tiene algún préstamo, se ha de reclasificar de largo a corto plazo el importe del capital a devolver durante los próximos 12 meses.
Si se tienen inversiones financieras con fecha de vencimiento dentro del ejercicio a iniciar, hay que reclasificarlas de largo a corto plazo.
Si se tiene alguna deuda pendiente de cobrar que se considere dudosa, hay que reclasificarla a la cuenta correspondiente y dotar la provisión por el posible incobrable.
Si se tiene una póliza o cuenta de crédito que se esté registrando en una cuenta del grupo 57 y que acabe con saldo a favor de la entidad bancaria a 31 de diciembre, hay que reclasificar el saldo desde la cuenta 572 al 5201. Del mismo modo, si se está registrando en una cuenta 5201 y el saldo final es positivo a favor de la entidad, se tiene que reclasificar en una cuenta del grupo 572.

3. REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE CIERRE

En este punto, nos tenemos que asegurar que tenemos registrados todos los gastos e ingresos del periodo de devengo, los cuales corresponden con el ejercicio que estamos cerrando.

Los más habituales son:

Recuento y registro de variaciones en la valoración de las existencias de mercancías, teniendo en cuenta el inventario de estas en la fecha de cierre.
Dotaciones para las amortizaciones anuales de los inmovilizados materiales e intangibles que haya en la entidad. Se revisará también si hay que dar de baja alguno de los elementos del inmovilizado, si ya no está en uso o ya no pertenece a la entidad.
Aplicación a ingresos de la parte proporcional a la amortización de las subvenciones o donaciones que se le hayan concedido a la organización para la adquisición de los inmovilizados.
Dotación de posibles provisiones, en caso de que alguno de los elementos patrimoniales de la entidad haya perdido valor respecto a la valoración que figure en el registro contable, y siempre que esta pérdida de valor pueda ser reversible.
Ajustes por periodificación: si alguno de los gastos que se hayan hecho no es totalmente imputable al ejercicio (por ejemplo, un seguro por el periodo del 1 de junio al 31 de mayo del año siguiente) se tendrá que fraccionar en base a esta temporalidad y, la parte que corresponda al año siguiente, dejarla en una cuenta de gastos avanzados. Se hará lo mismo con los ingresos: quizás se ha emitido una factura con fecha del ejercicio que se está cerrando, pero una parte del trabajo se hará durante el ejercicio siguiente, o una subvención registrada en este ejercicio se tiene que ejecutar en parte del ejercicio siguiente. Para hacer estos ajustes, se utilizarán las cuentas 480 para gastos avanzados, y las cuentas 485 y 132. En caso de que estas cuentas tengan saldos que provengan de la apertura, hay que revisar si hay que aplicar a gasto o a ingreso del ejercicio que se está cerrando, respectivamente, los saldos que se dejaron del año anterior.

4. CALCULAR Y CONTABILIZAR EL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES

Una vez revisada la contabilidad y registrados todos los movimientos que afecten al resultado, hay que calcular y registrar el Impuesto sobre Sociedades, en función del régimen fiscal que tenga la entidad (los dos posibles son los de la Ley 49/2002 y el de las Entidades parcialmente exentas).

Hay organizaciones que, por la naturaleza de los ingresos o por el volumen de estos, no tendrán que presentar la declaración. En este caso, no procede ningún registro al respecto.

Pero para las entidades obligadas a presentarla, habrá que hacer el cálculo de la cuota que corresponda, siguiendo la normativa propia de este impuesto, cogiendo los ingresos no exentos y restando los gastos no deducibles y aplicando el porcentaje o tipo de tributación del régimen que sea de aplicación a la entidad.

En caso de que salga a pagar, se contabilizará el gasto y la deuda pendientes de pagar, y en caso de que proceda alguna devolución a la entidad, la deuda pendiente de cobrar. Hay que tener en cuenta si se tienen registrados pagos por anticipado o retenciones en las cuentas del grupo 473, que tendrán que quedar sin saldo una vez hecho el registro.

5. CIERRE DEL EJERCICIO Y APERTURA DEL SIGUIENTE

El paso final para cerrar definitivamente será ejecutar el proceso de cierre que el programa de contabilidad lleva incorporado.

En primer lugar, y siempre que no se haya utilizado este dato para llevar el archivo de los documentos contables, se ejecutará el proceso de renumeración automática de los asentamientos, para que tengan una numeración correlativa a las fechas de registro.

A continuación, se ejecutará el proceso de cierre y apertura del ejercicio. En este proceso, el programa contable hace el “asiento de regularización”, donde deja a cero todos los saldos de los grupos 6 (gastos) y 7 (ingresos), contra la cuenta 129 del excedente del ejercicio. Seguidamente, hace el “asiento de cierre” donde deja a cero todos los saldos de los grupos 1 al 5 del PGC, y finalmente, hace el asiento de apertura del año siguiente, recuperando estos mismos saldos de los grupos 1 al 5, y dejándolos preparados para empezar el registro contable del nuevo ejercicio.

La última tarea que hay que hacer será la obtención de los listados de balances que servirán para preparar la asamblea donde se presentarán las cuentas. Habitualmente serán:

Balance de Situación
Cuenta de Explotación o de Resultados (también denominada de Pérdidas y Ganancias)
Balance de comprobación de sumas y saldos
Libro Diario
Libro Mayor

Fuente: Xarxanet (redactado por el equipo de Gestión Tercer Sector).