Domiciliar a través del banco es una manera de poder girar los recibos de una entidad social para hacer los cobros periódicos de la cuota, por ejemplo, a los socios/as. Se puede emplear el cargo directo SEPA.
Esta forma de cobro puede ahorrar trabajo y tiempo a la entidad y a la persona que tiene que pagar. Sin embargo, para poder seguir este procedimiento SEPA, es necesario que la entidad del tercer sector se adapte al procedimiento y cuente con una determinada información.
¿QUÉ ES EL CARGO DIRECTO SEPA?
El cargo directo SEPA (Zona Única de Pagos en Euros, por sus siglas en inglés) permite hacer un cargo o cobro en la cuenta de la persona deudora (sea física o jurídica). La persona deudora es la que tiene que pagar. En este caso, se trata de domiciliar recibos a los socios / as o participantes de la entidad para cobrar la cuota periódica.
Como sigue la norma SEPA, esta domiciliación se puede realizar en importes en euros entre los países que forman parte de esta zona.
Hay dos tipos de cargos:
- Básico o Core: se pueden hacer cobros a un deudor/a ya sea consumidor/a, empresa o autónomo/a. Como entidad del tercer sector esta es la vía para poder girar los recibos a los socios o participantes. En este recurso se explica el cargo básico.
- B2B: se pueden hacer cobros entre no consumidores/as, es decir, empresas y/o autónomo/as. El periodo de devolución es reducido.
VENTAJAS DE ESTE SISTEMA
Gestionar los recibos a través del cargo directo SEPA conlleva beneficios tanto para la entidad como para las personas que tienen que pagar. Para la entidad supone un ahorro de tiempo sobre todo cuando se deben hacer cobros con una periodicidad superior a la anual.
También es un sistema beneficioso para aquellas entidades que tengan que hacer el cobro a un gran número de personas ya que supone un coste y tramitarlo a pocas personas puede no ser rentable. Además, permite a la entidad asegurarse, dentro de lo posible, que el socio/a realizará el pago cada vez, aunque ya se explicará en qué supuestos la persona puede rechazar hacer el pago.
Para la persona que tiene que hacer el pago también es un sistema cómodo, porque una vez se comunican los datos a la entidad ya se puede olvidar de hacer otras gestiones. Esta facilidad, además, puede favorecer la permanencia en la entidad.
A pesar de todo esto, se debe tener en cuenta que no es un sistema de cobro inmediato, por lo tanto, si se necesita liquidez el momento, habrá que emplear otras vías.
CÓMO HABILITAR LA DOMICILIACIÓN BANCARIA SEPA
Todas las entidades bancarias ofrecen la posibilidad de utilizar la domiciliación bancaria. En todo caso, hay que pedirlo al banco de la entidad social para que genere el identificador de acreedor/a . El acreedor/a se refiere a la entidad (o persona) que debe emitir el cobro para recibir el dinero.
También es necesario pasar una serie de gestiones con el propio banco, que se pueden agilizar si ya se ha trabajado previamente con esta entidad. Desde el inicio hay que tener claras las tarifas y condiciones que ofrece el banco para hacer esta gestión e, incluso, se pueden negociar. En este momento habrá que saber el coste de girar los recibos y otros gastos.
Una vez se ha llegado al acuerdo con el banco, la entidad debe verificar que tiene la capacidad material y personal de cumplir los requisitos para poderse comunicar con la entidad bancaria. La principal exigencia es la creación de archivos con el formato ISO20022XML, el formato que pueden ejecutar los bancos. Por tanto, la entidad debe asegurarse de que los programas de contabilidad cumplen los requisitos SEPA y que hay alguna persona que lo puede manejar.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE NECESITA DEL PAGADOR/A?
Para poder domiciliar los recibos la entidad necesita tener el IBAN de las personas a las que debe hacer el cobro. Se trata de un código bancario que permite identificar cada cuenta y que consta de 24 caracteres.
Anteriormente, las domiciliaciones se podían hacer con el número de cuenta, por tanto, se debe comprobar que se tenga el IBAN de las personas a cobrar. Este puede ser un buen momento para actualizar la base de datos de la entidad. De hecho, una manera de obtener esta información es llamar directamente a las personas necesarias. Cuando se contacte se puede aprovechar para actualizar otros datos que falten y verificar las que ya se tienen.
De esta manera se podrá hacer limpieza de los contactos, sobre todo si es una entidad con larga trayectoria y con una base de datos poco actualizada, y se evitará tener un gran volumen de recibos impagados una vez pasada la remesa.
Sin embargo, hacer la compilación de datos manualmente puede suponer mucho trabajo para la entidad, por ello se debe tener en cuenta que el IBAN también se puede crear con herramientas en línea a partir del número de cuenta. Además, el número BIC no es imprescindible porque ya hay programas que lo generan automáticamente a partir del IBAN o se puede deducir con algunos programas a través de internet.
En los formularios de inscripción o alta de socio / a en la entidad (sean digitales o en papel) se debería incluir un epígrafe para el IBAN e, incluso, se puede indicar con casillas o espacios el número de caracteres que se deben poner, para evitar que la gente sólo ponga el número de cuenta.
En esta comunicación para la recepción de los datos bancarios también se debe incluir el mandato SEPA, a fin de seguir la normativa para poder hacer los cargos directos SEPA. Es conveniente guardar la versión en papel como comprobante.
TÉRMINOS A TENER EN CUENTA
Hay que tener en cuenta el período para la presentación de un cargo SEPA, es decir, enviar la remesa a la entidad bancaria un determinado número de días antes del cobro. Este plazo variará según varios factores, por ejemplo, si se trata del primer cargo, con lo cual habrá que tenerlo claro.
La primera vez que se gestiona con el banco el cobro de recibos, se enviará a la entidad financiera como mínimo con antelación de cinco días hábiles interbancarios, es decir, los días que los bancos realizan operaciones bancarias, normalmente dejando fuera los festivos nacionales, en cualquier caso es mejor consultarlo con el banco. Posteriormente, sólo se necesitan 2 días de antelación.
También hay que tener en cuenta las horas de corte , esto significa que a partir de una hora concreta la operación puede contar que es el día siguiente, por lo tanto, para asegurar los plazos se puede enviar la orden 6 días antes en lugar de 5, o 3 en vez de 2, para gestiones posteriores a la primera.
¿QUÉ ES EL MANDATO SEPA?
El mandato u orden de domiciliación es un documento entre el acreedor/a (la entidad social) y el deudor/a pagador/a, a través del cual la persona que debe pagar autoriza y da su consentimiento al acreedor/a por hacer los cobros y a su entidad financiera a cargarlos.
El mandato debe estar suscrito por la persona que debe pagar como titular de la cuenta donde se hará la carga. O también puede ser la persona en disposición de poder otorgar esta autorización .
Por ejemplo: una asociación puede tener un socio, con sus datos, pero la domiciliación se puede cargar en la cuenta de otra persona, como ahora, del padre o madre. En este caso, también serán necesarios los datos y la orden de domiciliación de la persona a la que se le hará el cobro.
Hay que tener en cuenta que la entidad debe guardar este documento, firmado, mientras esté en vigor. Es decir, durante el reembolso y el tiempo que establezca la ley de conservación de documentos una vez cancelado.
Este documento puede ser en papel o digital . Aunque se tenga en papel habrá posteriormente digitalizar los datos. Aún así, se recomienda mantener el papel como prueba de autorización.
¿QUÉ FORMATO DEBE TENER EL DOCUMENTO?
Este documento de autorización debe seguir la normativa SEPA y, por tanto, obligatoriamente debe incluir los siguientes datos:
- Encabezado indicando que se trata de un mandato de cargo directo SEPA.
- Indicar si es básico (Core) o B2B.
- Referencia única del mandato : número que identifica el documento de la orden de domiciliación.
- Nombre y domicilio de la persona que debe pagar.
- IBAN de la persona que debe pagar.
- BIC de la persona que debe pagar: el número de identificación del banco.
- Nombre e identificador de la entidad acreedora.
- Dirección de la entidad (asociación o fundación).
- Tipo de pago: recurrente o único.
- Fecha y lugar de la firma.
- Firma de la persona que da el consentimiento.
Aquí se presenta un modelo de texto para incluir en el orden SEPA: Mediante la firma de este formulario de orden de domiciliación, usted (el deudor/a) autoriza a (A) (nombre de la entidad) a enviar órdenes a su entidad financiera para cargar a su cuenta y (B) a la entidad financiera para cargar los importes correspondientes a su cuenta de acuerdo con las instrucciones del (nombre del acreedor/a). Usted tiene derecho al reembolso por su entidad financiera de acuerdo con los términos y condiciones del contrato suscrito con ésta. La solicitud de reembolso deberá ser instada por su parte en el plazo máximo de 8 semanas a partir de la fecha en que se hizo el cobro en su cuenta.
IMPOSIBILIDAD PARA RECIBIR UN COBRO
Una vez la entidad emite la remesa de cuotas a cobrar, los días posteriores debe vigilar cómo se desarrolla este proceso porque puede haber recibos impagados y esto puede variar los cálculos de la entidad.
Durante los cinco días hábiles posteriores , el banco que ha emitido los recibos puede comunicar la imposibilidad de hacer el cobro. Por ejemplo, si se trata de una solicitud errónea, si falta información o no es correcta o si la cuenta de cobro está cancelado. El banco de la persona que debe pagar podrá hacer la devolución , por ejemplo, por falta de fondos suficientes.
La persona a quien se le hace el cobro puede devolver el recibo en un periodo de ocho semanas por el motivo que sea. Por último, en caso de que el socio/o persona a quien se le hace el cobro detecte que no está autorizado , porque no hay la orden de domiciliación, deberá comunicarlo a su entidad bancaria en un plazo máximo de 13 meses . En este tiempo también se pueden devolver los recibos incorrectos .
En caso de que la devolución sea correcta, el banco será el encargado de hacer la devolución o indicar la manera para recibir el dinero que se hayan cobrado erróneamente.
Puede suceder que una persona devuelva el recibo, pero que posteriormente comunique a la entidad social su intención de pagar la cuota . En este caso, es recomendable proporcionar una vía alternativa para pagar, por ejemplo, a través de transferencia, porque hacer nuevos giros puede suponer un coste.
Además, es conveniente analizar el número de recibos devueltos para extraer conclusiones que ayuden a la entidad a mejorar este punto, por ejemplo, emitiendo la remesa en otra fecha o permitiendo el pago fraccionado.
En todo caso, es importante cumplir con la normativa para evitar problemas con los cobros. Esto puede suponer un descalabro para la entidad y puede mermar la credibilidad sobre todo entre los asociados.