A menudo las entidades deben reembolsar determinados gastos por traslado y manutención a las personas voluntarias o trabajadoras. Las dietas, sin embargo, están sometidas a tributación a partir de ciertos límites y tienen implicaciones fiscales. La Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, ha modificado el importe con gravamen de las dietas y asignaciones para gastos de locomoción en el IRPF.
A partir de ahora, la nueva normativa aumenta de 0,19 € a 0,26 € el importe exceptuado de gravamen a compensar por cada kilómetro que la persona trabajadora realice en el marco de la actividad profesional.
LOS LÍMITES EXENTOS EN LOCOMOCIÓN Y MANUTENCIÓN
En cuanto a los desplazamientos, quedan exentos los siguientes importes:
- Cuando se utilicen medios de transporte públicos y se justifique mediante factura o documento equivalente.
- Cuando el medio de transporte sea privado, siempre que la cantidad resulte de multiplicar 0,26 € euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento (si los hay), se justifiquen.
En este caso, la nueva normativa aumenta de 0,19 € a 0,26 € por kilómetro el importe exento de tributación para compensar los gastos de las personas trabajadoras cuando usan su vehículo propio.
Esto significa que si una entidad paga el kilómetro a 0,23 €, esto quedará exento de gravamen. En cambio, si paga cada kilómetro a 0,80 €, la cantidad resultante del gasto de transporte privado sí deberá tributar.
Para los gastos de manutención en un municipio diferente del puesto de trabajo habitual, los importes exentos son los siguientes:
- Cuando se haya pernoctado dentro del territorio español serán 53,34 euros diarios y 91,35 euros, si es en el extranjero. Los gastos serán los que se justifiquen mediante facturas o documentos equivalentes.
- Cuando no se haya pernoctado el importe máximo será de 26,67 euros diarios, si es dentro del territorio español, y de 48,08 euros diarios en el extranjero.
En cualquiera de los dos casos, la entidad pagadora debe acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como el motivo.
JUSTIFICACIÓN DE LAS DIETAS
Tal y como se ha indicado en el apartado anterior, hay que tener justificada la necesidad de satisfacer cada una de las dietas abonadas, por dos razones.
- Para cumplir con la normativa del IRPF y evitar problemas en la entidad, al voluntario/a o al trabajador/a.
- Porque si la entidad quiere incluir las dietas como gastos justificables por subvenciones tendrá que tenerlas documentadas y justificadas. De esta manera, la entidad tendrá las máximas garantías para evitar que el organismo subvencionador le pueda rechazar la inclusión en la justificación de los gastos (siempre que las bases de la subvención lo permitan).
Por lo tanto, por cada dieta, la entidad deberá tener un documento firmado por la persona voluntaria o trabajadora donde se especifiquen:
- Los datos de identificación del voluntario/a o trabajador/a.
- La fecha del desplazamiento.
- La duración.
- El lugar de destino y el motivo (proyecto, tarea concreta, etc.).
- Los kilómetros recorridos en transporte particular o el medio de transporte y el coste del billete, en caso del transporte público.
- Importes y conceptos a abonar con el máximo detalle posible.
- Se adjuntarán los justificantes documentales del coste del desplazamiento, de la estancia y de las manutenciones (facturas o tickets de hoteles, restaurantes, peajes o aparcamientos, entre otros).
Es muy importante que la entidad pueda justificar, no sólo que ha efectuado el pago de las dietas, sino también la necesidad del desplazamiento y que finalmente se ha producido.
TRATAMIENTO FISCAL DE LAS DIETAS
Los importes abonados exentos deben incluirse solo en el modelo 190 (resumen anual del IRPF), mientras que los importes no exentos van en el modelo 190 y en los modelos 111 trimestrales que presente la entidad.
En el caso de las personas voluntarias, la práctica común es no hacerlo. En algunos casos esto ocurre porque no se dispone de los datos fiscales completos del voluntario/a y, en otros, porque la entidad normalmente no satisface ningún rendimiento sometido a retención, ni siquiera presenta estos modelos.
Además, como las personas voluntarias no perciben contraprestaciones materiales por su voluntariado, y siempre que los importes abonados no superen los límites exentos, tampoco se trataría muy bien de un rendimiento del trabajo. Con lo cual, se podría defender ante una posible inspección de Hacienda el hecho de no incluirlo en los modelos.
En todo caso, cuando se trate de las dietas abonadas a los trabajadores/as siempre se incluirán en los correspondientes modelos trimestrales y anuales, según estén exentas o no. En el caso de dietas exentas en el modelo 190, la clave asignada a este tipo de rendimiento es L, y en caso de dietas no exentas, se declaran junto con las retribuciones salariales en el modelo 111 y 190 con la clave A.
Fuente: redactado por el equipo de Gestión Tercer Sector en Xarxanet.