Debido a la crisis sanitaria provocada por el Covid-19, prácticamente todo el trabajo que se hace actualmente desde las entidades del Tercer Sector es a través del teletrabajo. Gracias a diferentes programas y aplicaciones disponibles para web y dispositivos móviles los y las trabajadoras pueden estar conectados en todo momento, sincronizando las herramientas digitales con las que trabajan y coordinar y gestionar las tareas del equipo o el departamento de la forma más eficiente posible.
Trabajo colaborativo para editar documentos
Google Drive
Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por Google el 24 de abril de 2012. Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Con Drive Enterprise, las aplicaciones permiten a las entidades pagar solo por el espacio de almacenamiento que utilizan, incluyendo documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google. Además, está integrada con Microsoft Office.
La herramienta es accesible a través del sitio web desde computadores y dispone de aplicaciones para android e iOS que permiten editar documentos y hojas de cálculo. Anteriormente, la aplicación se llamaba Google Docs y una vez hecho el cambio de nombre, ofreció a los y las usuarias diferentes mejoras en las prestaciones de sus servicios.
El principal cambio fue la ampliación del almacenamiento gratuito de 1 GB a 5 y posteriormente a 15 GB. Actualmente, también dispone de la capacidad de sincronizar archivos con el PC, una visualización mejorada de documentos de Google sin conexión y cambios en la barra lateral de navegación.
Office 365
Dentro de los productos que ofrece Microsoft, Office 365 es una línea de servicios de suscripción que permite utilizar la suite del software de Microsoft Office durante la suscripción del usuario al servicio.
También permite utilizar el software basado en la nube como productos de servicio para entornos laborales para cubrir las necesidades organizativas de los diferentes departamentos o equipos de una entidad, como Exchange Server, Yammer, Skype for Business Server y SharePoint.
El servicio de Office 365 consta de varias presentaciones. Todos sus componentes se pueden gestionar y configurar mediante un portal en línea y los y las usuarias se pueden añadir manualmente, importarlos desde un archivo CSV o configurando Office 365 para iniciar la sesión única con un directorio activo local mediante los servicios de la federación de Active Directory.
Uno de los servicios más utilizados de la herramienta es el servicio de correo electrónico Outlook, que también permite gestionar tareas, la aplicación del calendario y el gestor de contactos incluidos con la suscripción de Office 365. Otros de los servicios más utilizados son Word, Excel, Power Point, Share Point y Microsoft Teams.
Gestión y organización del tiempo
Trello
Trello es un software de administración de proyectos con interfaz web, que actualmente se encuentra disponible para iOS y android y que sirve para organizar proyectos. La herramienta permite al personal trabajar de forma colaborativa, organizándose y priorizando sus proyectos a través de sus tarjetas, listas y tableros.
La aplicación también permite la automatización integrada de flujos de trabajo con Butler, mediante desencadenadores basados en reglas, botones personalizados, mandos de calendarios y mandos de fechas de vencimiento.
Gracias a su funcionalidad, el programa ofrece una flexibilidad que ayuda a aprovechar al máximo las cualidades de los trabajadores a la vez que se ajusta de manera personalizada a sus necesidades.
Microsoft to Do
Microsoft to Do es una aplicación de gestión de tareas basada en la nube. Permite a los y las usuarias gestionar sus tareas desde un teléfono inteligente, una tableta o un ordenador, planificando de forma diaria el trabajo del equipo.
La aplicación permite completar tareas importantes con sugerencias personalizados para trabajar de forma eficiente y actualizar la lista de trabajos pendientes. También da la posibilidad de capturar y recuperar rápidamente tus listas y tareas a todos los dispositivos para poder organizarte mejor y poder trabajar desde donde quieras.
Microsoft to Do facilita la administración de las tareas desglosándolas en pasos simples, agregando fechas de vencimiento y definiendo avisos para llevar un seguimiento de estas. Además, da la posibilidad de un uso compartido simplificado, con listas que te permiten estar en contacto con tu departamento o equipo de trabajo, independientemente de la tarea que se quiera realizar.
Asana
Asana es una aplicación web y móvil diseñada para ayudar a los equipos a organizar, rastrear y gestionar su trabajo. Uno de sus principales objetivos es simplificar la gestión del trabajo basado en el equipo.
La herramienta ayuda a los y las trabajadoras a planificar mejor los proyectos, realizar el seguimiento de lo más importante y que todo el equipo tenga la misma información, a fin de producir el trabajo de la forma más rápida y eficiente posible.
Asana permite conectarse a otras aplicaciones como Slack, Outlook, Gmail o Dropbox para sincronizar el trabajo y agilizar los procesos de trabajo entre aplicaciones.
Entre sus funciones se puede crear un cronograma para calendarizar el trabajo, hacer portafolios para supervisar el progreso y el estado de las iniciativas clave o elaborar formularios para enviar y gestionar las solicitudes de trabajo en un único espacio.
Creación de formularios
Google Forms
Google Forms es una aplicación de administración de encuestas que se incluye en la suite de Google Drive, junto con Google Docs, Google Sheets y Google Slides. Los formularios presentan todas las funciones de colaboración y compartición que se encuentran en Docs, hojas y presentaciones.
La herramienta recopila y organiza todo tipo de información con formularios de Google a través de encuestas y formularios fáciles de crear, pero con un aspecto formal y profesional, para poder adaptar su formato y diseño a las necesidades del contenido. Además, permite elaborar las preguntas de muchas formas, desde una lista desplegable hasta una escala numérica, añadiendo imágenes o vídeos de You Tube.
Una vez enviados los formularios, la aplicación analiza las respuestas mediante resúmenes automáticos, viendo estas en tiempo real desde cualquier lugar y se puede acceder a los datos sin procesarlos y analizarlos con hojas de cálculo Google o con otro software.
Typeform
Typeform es otra aplicación de administración y construcción de encuestas. Su software principal crea formas dinámicas en función de las necesidades de los y las usuarias con diseños personalizados y el uso de iconos para que se pueda entender con fluidez utilizando un lenguaje universal.
A través de Unsplash y Pexels, la aplicación da acceso a millones de imágenes y vídeos para poder utilizarlos en las encuestas, además de estar conectada a otras herramientas como Slack, Hubspot y Google Sheets, para facilitar el trabajo entre aplicaciones.
Typeform consta de varios tipos de plantillas, como ejemplos de sondeos, cuestionarios, eventos, formularios o trabajo a distancia, para adaptarse a las necesidades de los usuarios. Además, la aplicación anticipa los tipos de preguntas mientras se anotan con todo tipo de opciones de diseño y funciones avanzadas.