En el mes de octubre de 2016 entró en vigor la Ley 39/2015, que obliga a todas las entidades a relacionarse con las administraciones públicas por medios electrónicos. Tras varias prórrogas causadas por imposibilidades técnicas en muchas de las instituciones públicas afectadas, en octubre de 2018 definitivamente se puso en marcha la norma.
Las distintas administraciones han ido adecuándose a la norma a diferentes ritmos y, actualmente, la mayoría de organismos requieren el certificado digital para realizar diferentes trámites. Entre ellas, destacan el Registro de Entidades Religiosas, el Registro de Asociaciones y Fundaciones, la Agencia Tributaria y Seguridad Social, con las que las entidades religiosas tienen relación.
Por lo tanto, para poder llevar a cabo estos trámites con la administración es necesario disponer de un certificado digital que represente a la entidad.
¿QUÉ ES EL CERTIFICADO DIGITAL?
El certificado o firma digital es un medio de identificación electrónica que permite que, tanto quien emite un mensaje como quien lo recibe, pueda identificarse mutuamente y así garantizar quién está haciendo la comunicación. Al mismo tiempo, evita que ninguna tercera persona intercepte el contenido del mensaje y que éste pueda ser alterado.
Tiene un valor legal equivalente al de la firma manuscrita. El certificado digital debe emitirlo y validarlo una entidad autorizada, que se denomina entidad certificadora. Cada certificado está identificado con un número de serie único y tiene un periodo de validez que está incluido en el mismo documento.
Los certificados digitales pueden identificar personas físicas o jurídicas (sociedades, fundaciones, asociaciones, entidades religiosas…). En este sentido, las entidades religiosas deben disponer del certificado digital de persona física en representación de persona jurídica, de acuerdo con lo que regula el Reglamento de la Unión Europea, el cual irá a nombre de la persona que ostenta la representación legal de la entidad o que esté apoderada al efecto.
La validez de este certificado es de 2 años, pasados los cuales se deberá proceder a su renovación. También existe la posibilidad de renovación anticipada en caso de que haya un cambio en la persona representante legal de la entidad, habitualmente, por finalización del mandato del órgano de gobierno.
PRINCIPALES UTILIDADES DEL CERTIFICADO DIGITAL
El certificado digital permite realizar todo tipo de trámites mediante internet, la mayor parte de los cuales están relacionados con las administraciones públicas.
En el caso de las entidades no lucrativas, y concretamente de las religiosas, los más habituales son los siguientes:
- Presentación de documentación en el Registro de Entidades Religiosas para su inscripción. También solicitud de certificaciones y otros trámites.
- Presentación de documentos, solicitudes y declaraciones a la Agencia Tributaria y consulta posterior de su estado de tramitación.
- Recogida, consulta y gestión de las notificaciones y requerimientos que emita la Agencia Tributaria a la entidad.
- Obtención de certificados tributarios y de Seguridad Social (de estar al corriente de obligaciones, de situación censal…).
- Gestión en la Tesorería de la Seguridad Social de altas, bajas e incidencias del personal contratado.
- Trámites en el Registro de Asociaciones o en el Protectorado de Fundaciones. Firma y envío de facturas electrónicas.
- Gestión de solicitudes de subvenciones y su justificación posterior.
- Gestión y liquidación de los tributos locales.
- Solicitud de permisos de utilización de la vía pública para actos y actividades que deba realizar la entidad.
TRAMITACIÓN DEL CERTIFICADO DIGITAL
A continuación, se explica paso a paso cómo obtener el certificado digital que emite la entidad certificadora Certificación Española (CERES), que es un organismo público vinculado a la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Este certificado digital, en términos generales, sirve para todos los trámites con la administración pública.
En primer lugar, hay que tener en cuenta algunos aspectos imprescindibles que pueden afectar al proceso de obtención e instalación del certificado:
- No se puede formatear el ordenador entre el inicio del proceso de solicitud del certificado y su descarga.
- El proceso completo se realizará desde el mismo ordenador, usuario y navegador, y no se podrán realizar actualizaciones al equipo mientras éste no finalice.
- Es posible que, durante el proceso, se tenga que desactivar el antivirus.
- Previamente a la solicitud del certificado, hay que leer y aceptar la declaración de prácticas de certificación, donde se explica bajo qué condiciones el CERES presta este servicio.
Aunque antes solo se podía hacer con los navegadores Internet Explorer y Mozilla Firefox, ahora ya se puede hacer el trámite desde cualquier plataforma (Safari, Google Chrome…).
A continuación, habrá que configurar el ordenador en función del sistema operativo que se tenga. Este paso debe hacerse descargando el configurador automático de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Dependiendo de si el sistema operativo del ordenador con el que se quiere obtener el certificado digital es Windows, Mac o Linux, habrá que descargar un configurador u otro.
DOCUMENTACIÓN NECESARIA PARA OBTENER EL CERTIFICADO
La documentación que se necesita para poder obtener el certificado es la siguiente:
- Certificación de datos del registro público donde esté inscrita la entidad. En este caso, del Registro de Entidades Religiosas.
En esta certificación constarán los datos relativos a su constitución e inscripción registral, así como la relación de personas que forman parte del órgano de gobierno de la entidad y, concretamente, los datos de la persona que ostenta la representación legal de la entidad y la vigencia de su cargo.
- Relativa a la persona representante legal de la entidad. Aparte de la certificación del registro público donde conste su nombramiento y vigencia del cargo, en el momento de la acreditación presencial para obtener el certificado digital, también se deberá aportar su documentación personal:
- Si tiene nacionalidad española: el DNI, pasaporte o permiso de conducir.
- Si es una persona ciudadana de la Unión Europea/Estado Económico Europeo: la tarjeta de identificación de extranjería, el certificado de ciudadanía de la Unión con el pasaporte o DNI del país de origen, o el NIE con el pasaporte o DNI del país de origen.
- Si es una persona extranjera: la tarjeta de identificación de extranjería o el NIE junto con el pasaporte.
Para solicitar la certificación de datos y representación legal en el Registro de Entidades Religiosas, se deberá hacer vía telemática mediante la sede electrónica y los métodos habilitados para este trámite son los siguientes: certificado digital de persona física del/la representante legal de la entidad, DNI electrónico, sistema Cl@ve permanente y sistema Cl@ve PIN.
Para la obtención del certificado digital, será necesario aportar esta documentación en formato original, copia autorizada o documento compulsado.
Desde que se recibe la certificación de datos por parte del Registro de Entidades Religiosas, sólo se dispone de un máximo de 15 días para realizar la solicitud del certificado digital a la FNMT, así como para pedir cita a Hacienda o presentarse a una delegación de Correos para acreditar la documentación y obtener el certificado digital. El cómputo se calculará sin descontar sábados, domingos y festivos.
ALTA DE LA SOLICITUD A LA FNMT
Una vez se tiene el ordenador y la documentación preparados, ya se puede hacer la solicitud del certificado. Hay que entrar en el apartado ‘Solicitar certificado‘ del menú. Se debe rellenar el formulario de solicitud con el NIF de la entidad y un correo electrónico de contacto, que deberá escribirse dos veces para confirmar que sea correcto.
En esta pantalla aparece el primer aviso del coste del certificado, actualmente, 14 euros más el IVA, que deberán abonarse mediante una tarjeta Visa o MasterCard. No es necesario que ésta tenga como titular la entidad, puede ser de cualquier persona particular.
La factura de este servicio será enviada posteriormente al correo electrónico indicado en la solicitud en un plazo de 24 o 48 horas. El pago se hace en el momento de la descarga del certificado, al final del proceso.
Finalmente, habrá que clicar el enlace a la consulta y a la aceptación de condiciones de expedición del certificado, marcar la casilla de verificación que hay al final del escrito, y apegar a ‘enviar petición’. El sistema generará un código de solicitud que deberá guardarse.
ACREDITACIÓN DE LA IDENTIDAD DE LA PERSONA REPRESENTANTE
El siguiente paso a hacer es que la persona representante acredite su identidad de forma presencial en cualquier oficina de registro de la Agencia Tributaria. Para hacer este trámite será necesario pedir cita previa. En el formulario se deberá indicar el NIF de la entidad.
En estos momentos, y desde el mes de julio de 2020, el trámite de acreditación también se puede realizar en cualquier oficina de Correos y en este caso no es necesaria cita previa. La delegación de Correos hace de intermediaria certificando la identificación y autenticidad de la documentación presentada y haciendo llegar esta acreditación a la Agencia Tributaria para que realice el trámite necesario para poder descargar el certificado digital por parte de la entidad.
En el caso de ir a la delegación de Hacienda, la descarga del certificado, habitualmente, se podrá hacer en 24 horas. En el caso de las oficinas de Correos, la temporalidad es más variable, pueden tardar desde 24 horas hasta 3 o 4 días, de media.
DESCARGA DEL CERTIFICADO DIGITAL
Una vez completado el proceso de acreditación de la identidad de la persona representante, el último paso será la descarga del certificado.
Habrá que indicar en el formulario el NIF de la entidad y el código de solicitud, desplegar y aceptar las condiciones de uso del certificado. Es en este paso donde habrá que hacer efectivo, mediante la tarjeta de crédito Visa o MasterCard, el pago de la tasa asociada al trámite.
Finalmente, hay que colocar en la casilla ‘descargar certificado’ y se generará un fichero que se podrá descargar e instalar en el ordenador. Se completará así el proceso. A partir de este momento, el certificado ya estará disponible para su uso.
Fuente: Xarxanet