Las semanas anteriores a la fecha de cierre del ejercicio económico de las entidades son un buen momento para ponerse a cerrar las cuentas del año.
Para ello, hay que revisar aspectos que nos permitirán asegurar que los números obtenidos reflejen con fidelidad y transparencia la realidad económica de la entidad.
1. REVISAR EL LIBRO MAYOR
Desde el programa contable, se deben listar todas las cuentas contables y revisarlas atentamente para ver si encontramos error u omisión en las operaciones a registrar, y detectar si hay que hacer alguna de las operaciones de reclasificación o cierre que indicaremos en estos puntos.
Las incidencias más habituales a revisar y corregir, en su caso, que se acostumbran a encontrar son:
- Facturas o gastos con una cierta antigüedad que no figuran como pagadas (las ha podido pagar alguien de la entidad, se puede haber registrado el pago como gasto, pueden estar duplicadas, puede haber algún error en el proveedor indicado en el pago o, realmente, pueden estar pendientes).
- Lo mismo que en el punto anterior, con facturas emitidas pendientes de cobrar.
- Que no esté hecha la aplicación del resultado del ejercicio anterior: la cuenta 129 debe estar con saldo cero antes de echar el cierre.
- Que las cuentas de tesorería no estén cuadradas: hay que asegurarnos de que las cuentas de caja efectiva y de todos los bancos tengan el saldo real que se corresponda con el recuento o arqueo de la caja en fecha de cierre, y con los extractos bancarios a la misma fecha, respectivamente.
- Que haya operaciones registradas como partida pendiente de identificar a la cuenta 555. Esta cuenta normalmente debe quedar a cero antes de cerrar.
- Que todas las cuentas corrientes con personas de la organización (551, 552, 553 o 464) que tengan el saldo correcto a favor o en contra de la entidad. Estas cuentas se utilizan cuando personas vinculadas a la entidad pagan o cobran por cuenta de la misma. Por ejemplo, si se adelanta dinero para hacer una actividad y esa persona va pagando, hay que asegurarnos de que se liquidan los gastos de esa actividad y que devuelve la diferencia del dinero del adelanto, o que se le paga el resto o se le reconoce la deuda a pagar, si el gasto ha sido superior al dinero adelantado.
- Que los gastos e ingresos (cuentas de los grupos 6 y 7) no estén correctamente registrados en las cuentas que corresponda por su naturaleza o que haya alguna que se haya podido duplicar.
- Que no haya ningún registro de gasto que, en realidad, deba considerarse como inversión. Se daría este caso cuando la compra corresponde a un bien que deba permanecer en la entidad y esté en uso por un periodo superior a un año.
- Que haya alguna subvención o donación que se le haya concedido a la entidad para el ejercicio que se está cerrando y que no se haya registrado. Las subvenciones deben registrarse en el momento de la concesión y de manera independiente al momento en que se cobran. Es muy conveniente no hacer el registro de ningún cobro directo contra la cuenta de ingreso del grupo 7, sino hacerlo constar siempre en la cuenta correspondiente del grupo 44 (donaciones privadas) o 4708 (subvenciones oficiales), para poderlo tener bien controlado de cara al modelo 347 (la declaración informativa de operaciones con terceros) y para reflejar correctamente los importes pendientes a cobrar, si los hubiera.
- Si se tienen registros en cuentas del grupo 56 (depósitos y garantías recibidas y depositadas), se debe verificar que tengan el saldo correcto a la fecha de cierre. Si, por ejemplo, se ha registrado en una cuenta del grupo 561 la distribución de participaciones de lotería, se tendría que hacer el traspaso a ingresos por la parte que corresponda a donaciones del dinero que se haya recaudado y dejar el saldo a cero en la fecha de cierre.
- Si la entidad presenta declaraciones por el IVA, que no se hayan registrado las liquidaciones trimestrales de los modelos 303 y/o que no se haya registrado el ajuste por cambio de prorrata en el IVA deducible, si fuera el caso. En caso de producirse este cambio de prorrata, hay que cambiar también a la serie de las facturas recibidas del año entrante el porcentaje provisional deducible a aplicar durante este nuevo ejercicio. Una vez registradas las liquidaciones, las cuentas 472 de IVA soportado y 477 de IVA devengada deben quedar a cero y el saldo a favor de la entidad del último modelo 303 debería coincidir con el de la cuenta 4700, o si fuera a pagar, con el de la cuenta 4750 a 31 de diciembre.
- Si se tiene personal contratado y/o se han hecho pagos a personas profesionales autónomas o conferenciantes, o bien si se han hecho retenciones por otros tipos de gastos, como el alquiler de un local, se debe verificar que los saldos de los sueldos a pagar (cta. 465), Seguridad Social acreedora (cta.476) y Hacienda acreedora por retenciones del IRPF (cta. 4751) tengan los saldos correctos. En el caso de la cuenta 465, tendrá un saldo a pagar si quedan salarios netos a pagar en la fecha de cierre. La cuenta 476 tendrá un saldo a pagar por el total de la liquidación de la Seguridad Social del mes de diciembre, que se pagará en enero. Y la cuenta 4751 debe tener el saldo que coincida con la liquidación de los modelos 111 o 115 del cuarto trimestre del año que estuvimos cerrando y que se paga también en enero.
2. RECLASIFICACIONES
En la revisión anterior, también se habrá detectado si hay saldos que haya que reclasificar de cuenta, para que los balances reflejen las partidas correctas.
Las más habituales son:
- Si la entidad tiene algún préstamo, hay que reclasificar de largo a corto plazo el importe del capital a devolver durante los próximos 12 meses.
- Si se tienen inversiones financieras con fecha de vencimiento dentro del ejercicio a iniciar, hay que reclasificarlas de largo a corto plazo.
- Si se tiene alguna deuda pendiente de cobrar que se considere dudoso, hay que reclasificarla en la cuenta correspondiente y dotar la provisión por el posible incobrable.
- Si se tiene una póliza o cuenta de crédito que se esté registrando en una cuenta del grupo 57 y que termine con saldo a favor de la entidad bancaria a 31 de diciembre, hay que reclasificar el saldo desde la cuenta 572 al 5201. Del mismo modo, si se está registrando a una cuenta 5201 y el saldo final es positivo a favor de la entidad, se debe reclasificar a una cuenta del grupo 572.
3. REGISTRO DE LAS OPERACIONES DE CIERRE
En este punto, debemos asegurarnos de que tenemos registrados todos los gastos e ingresos cuyo periodo de devengo corresponde con el ejercicio que estamos cerrando.
Los más habituales son:
- Recuento y registro de variaciones en la valoración de las existencias de mercancías, teniendo en cuenta el inventario en la fecha de cierre.
- Amortización para las amortizaciones anuales de los inmovilizados materiales e intangibles que haya en la entidad. Se debe revisar también si hay que dar de baja alguno de los elementos del inmovilizado, si ya no está en uso o no pertenece a la entidad.
- Aplicación a ingresos de la parte proporcional a la amortización de las subvenciones o donaciones que se hayan concedido a la entidad para adquisición de los inmovilizados.
- Dotación de posibles provisiones, si algún elemento patrimonial de la entidad ha perdido valor respecto de la valoración del registro contable y si esta pérdida de valor puede ser reversible.
- Ajustes por periodificación. Si algún gasto no es totalmente imputable al ejercicio (por ejemplo, un seguro por el periodo del 1 de junio al 31 de mayo del año siguiente), deberá fraccionarse con base en esta temporalidad y, la parte que corresponda al año siguiente, habrá que dejarla en una cuenta de gastos adelantados. Hay que hacer lo mismo con los ingresos. Quizás se ha emitido una factura con fecha del ejercicio que se está cerrando, pero una parte del trabajo se hará durante el ejercicio siguiente, o una subvención registrada en este ejercicio se debe ejecutar en parte al ejercicio siguiente. Para hacer estos ajustes se utilizan las cuentas 480 para gastos adelantados y las cuentas 485 y 132. Si estas cuentas tienen saldos provenientes de la apertura, se debe revisar si hay que aplicar al gasto o al ingreso del ejercicio cerrado, respectivamente, los saldos dejados del año anterior.
4. CALCULAR Y CONTABILIZAR EL IMPUESTO SOBRE SOCIEDADES
Una vez revisada la contabilidad y registrados todos los movimientos que afecten al resultado, hay que calcular y registrar el impuesto sobre Sociedades, en función del régimen fiscal que tenga la entidad (los dos posibles son los de la Ley 49/2002, y el de las Entidades parcialmente exentas).
Hay organizaciones sin ánimo de lucro que, por la naturaleza de los ingresos o por el volumen, no deben presentar la declaración. En estos casos no procede ningún registro al respecto. Pero para las entidades obligadas a presentarla, hay que hacer el cálculo de la cuota que corresponda. Se debe seguir la normativa propia de este impuesto, cogiendo los ingresos no exentos y restando los gastos deducibles, y aplicando el porcentaje o tipo de tributación del régimen que sea de aplicación a la entidad.
Si sale a pagar, se contabilizará el gasto y la deuda pendientes de pagar, y si se devuelve alguna a la entidad, la deuda pendiente de cobrar. Hay que tener en cuenta si se tienen registrados pagos a cuenta o retenciones a las cuentas del grupo 473, que deberán quedar sin saldo una vez hecho el registro.
5. CIERRE DEL EJERCICIO Y APERTURA DEL SIGUIENTE
El paso final para cerrar definitivamente será ejecutar el proceso de cierre que el programa de contabilidad tiene incorporado.
En primer lugar, y siempre que no se haya utilizado este dato para llevar el archivo de los documentos contables, se ejecutará el proceso de enumeración automática de los asientos, para que tengan una numeración correlativa en las fechas de registro.
A continuación, se ejecutará el proceso de cierre y apertura del ejercicio. En este proceso, el programa contable hace lo que se denomina «asiento de regularización», donde deja a cero todos los saldos de los grupos 6 (gastos) y 7 (ingresos), contra la cuenta 129 del excedente del ejercicio. Seguidamente, hace el llamado «asiento de cierre» donde deja a cero todos los saldos de los grupos 1 al 5 del PGC, y finalmente, hace el asiento de apertura del año siguiente, recuperando estos mismos saldos de los grupos 1 al 5, y dejándolos preparados para comenzar el registro contable del nuevo ejercicio.
La última tarea a realizar será la obtención de los listados de balances que servirán para preparar la asamblea donde se presentarán las cuentas. Habitualmente serán:
- Balance de Situación
- Cuenta de Explotación o de Resultados (también llamado de Pérdidas y Ganancias)
- Balance de comprobación de sumas y saldos
- Libro Diario
- Libro Mayor
Fuente: Xarxanet (redactado por el equipo de Apoyo Tercer Sector).
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector para Xarxanet.