A lo largo del último año y medio, las entidades han tenido que modificar en gran medida su forma de trabajar. Muchas han optado por celebrar las asambleas vía telemática. Para continuar haciéndolo más allá del 2021, será necesario que así lo especifiquen en sus estatutos.
Desde el 14 de marzo de 2020, a raíz de la pandemia ocasionada por la Covid-19, las entidades han tenido que adaptar su manera de funcionar. Sobre todo en aquello que tiene que ver con el sistema de relaciones, comunicaciones y transferencia de información entre los diferentes grupos de interés de las organizaciones.
Fruto de esta situación, la mayoría de entidades optaron por celebrar las reuniones del órgano de gobierno y de la asamblea mediante plataformas virtuales.
Esta práctica, en muchas asociaciones, se ha mantenido hasta día de hoy. El objetivo: cumplir con las medidas sanitarias establecidas en cuanto a los controles de aforo y distancia.
Sin embargo, a consecuencia del Decreto 3/2020, de 17 de noviembre, de medidas urgentes de apoyo a la solvencia empresarial y al sector energético, y en materia tributaria, para poder continuar utilizando esta fórmula a partir del 1 de enero de 2022 deberá estar expresamente regulado en los estatutos de la entidad.
El decreto recoge que tanto las juntas, patronatos y asambleas podrán celebrarse de forma excepcional de manera virtual durante el año 2021 aunque no esté previsto en los estatutos. Por tanto, se entiende que una vez pasado el año 2021, debería de regularse para poder continuar haciéndolo así.
Por este motivo, las entidades que quieran preservar esta posibilidad y utilizarla, tendrán que modificar su texto estatutario contemplando esta posibilidad. Aquí se detallan las modificaciones que tendrían que incluir los estatutos.
CELEBRACIÓN DE REUNIONES DEL ÓRGANO DE GOBIERNO VÍA TELEMÁTICA
En primer lugar, se tiene que incorporar la posibilidad de celebrar las reuniones del órgano de gobierno por vía telemática.
En el caso de las entidades estatales inscritas en el Registro Nacional de Asociaciones, solo se podrá hacer a través de videoconferencia o conferencia telefónica múltiple.
El sistema utilizado debe permitir identificar a las personas asistentes, continuar con la comunicación, intervenir en la deliberación y emitir el voto correspondiente.
Cuando se celebra una reunión de junta o patronato por medios telemáticos, se entiende que ésta se ha celebrado en el lugar donde se ubica la persona que la preside.
La modificación se tendrá que incorporar en el capítulo de los estatutos destinado a la regulación del órgano de gobierno.
CELEBRACIÓN DE LA ASAMBLEA MEDIANTE PLATAFORMAS VIRTUALES
También es posible contemplar la posibilidad de hacer las asambleas generales mediante vías telemáticas.
Es muy importante llevar a cabo esta modificación, puesto que muchas entidades han encontrado en esta opción una fórmula mucho más cómoda para celebrar sus asambleas. Además, se adapta mucho mejor a la realidad de la entidad. En caso de no estar incorporado en sus estatutos a partir del 1 de enero de 2022, no podrán contar con esta opción.
En relación a las asambleas, la normativa las regula del mismo modo que las reuniones de junta, con los mismos requisitos recogidos en el punto anterior, en cuanto a la identificación de las personas socias, a la participación, deliberación y derecho de voto.
En el caso de la celebración virtual, la asamblea se entenderá celebrada en el domicilio social de la entidad o donde se encuentre la persona que la preside.
También hay que tener en cuenta que las personas asociadas disponen de diferentes habilidades, conocimientos y apoyos informáticos. Por lo tanto, hay que tener en cuenta esta diversidad y garantizar la participación efectiva de todas.
Por este motivo, algunas entidades están celebrando asambleas de carácter híbrido. Es decir, pueden asistir personas tanto de manera presencial como virtual. En algunos casos, se pone a disposición de las personas socias, los equipos informáticos, las herramientas y el apoyo adecuado para poder participar en la asamblea desde el domicilio social.
REGULACIÓN DE LOS ACUERDOS SIN REUNIÓN
Otra cuestión importante a regular en los estatutos es la posibilidad de aprobar acuerdos sin reunión. Tanto en las reuniones del órgano de gobierno como de las asambleas.
En este caso, en cuanto a las reuniones de junta o patronato, la normativa contempla esta posibilidad de manera excepcional, a instancia de la presidencia de la entidad o de dos tercios de los miembros de la junta directiva.
Respecto a la asamblea general, se pueden adoptar acuerdos sin reunión de manera excepcional también si lo decide un 20% de las personas asociadas.
En ambos casos, se considerará válida la emisión del voto por correspondencia postal, comunicación telemática o cualquier otro medio, siempre y cuando quede garantizado el derecho de información y voto, quede constancia de la recepción del mismo y se garantice su autenticidad.
Se considerará que el acuerdo se ha adoptado en el domicilio social de la entidad. En cuanto a la fecha, se cogerá la de la recepción del último voto emitido.
CONVOCATORIA DE REUNIONES Y ASAMBLEAS A TRAVÉS DE MEDIOS TELEMÁTICOS
También hay que recordar, a pesar de que muchas entidades ya lo han modificado en los últimos años, la necesidad de actualizar los medios de convocatoria de la asamblea y adecuarlo a la realidad de la asociación.
Así pues, si la convocatoria se lleva a cabo mediante correo electrónico, se tiene que hacer constar, puesto que en muchos estatutos antiguos todavía consta la convocatoria mediante un escrito dirigido en el domicilio postal de cada persona socia, fórmula que actualmente no se usa muy a menudo.
Además, se recomienda que se dejen abiertas otras posibles fórmulas telemáticas, puesto que es posible que en un futuro próximo, se utilice alguna diferente al correo electrónico.
Finalmente, una cuestión importante a tener en cuenta es que se tiene que convocar a la totalidad de las personas socias. Por lo tanto, en caso de que en la entidad haya socios y socias que no tienen posibilidad de recibir la convocatoria mediante algún medio telemático, se les tendrá que informar por el medio que les pueda llegar de manera efectiva, ya sea por correo postal o cualquiera otro.
CÓMO TRAMITAR LA MODIFICACIÓN
Todas aquellas entidades que quieran incorporar esta posibilidad en sus estatutos, tendrán que proceder a una modificación de los mismos.
Para poder llevar a cabo cualquiera de las modificaciones mencionadas, habrá que hacer una propuesta e incorporarla como punto del orden del día para que sea aprobada en asamblea. La votación se tendrá que aprobar por la mayoría cualificada contemplada en los estatutos de la entidad, puesto que al tratarse de una modificación de estatutos, es necesaria una mayoría reforzada.
A continuación, se tendrá que emitir un certificado por parte de la secretaría de la entidad con el visto bueno de presidencia, presentarlo al Registro de Entidades Jurídicas correspondiente, bien sea de Asociaciones o de Fundaciones, para su inscripción.
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