La justificación es una herramienta esencial para demostrar la ejecución real del proyecto, la gestión económica y los aprendizajes que pueden orientar futuras ediciones. En caso de dudas puedes contactar con nuestro servicio económico.
Cuando un proyecto llega a su cierre, todas las entidades tienen que preparar la justificación correspondiente, especialmente si han recibido financiación pública o privado. Este documento explica con transparencia que se ha hecho, qué actividades se han ejecutado, qué impacto se ha generado y como se han utilizado los recursos asignados.
Además de cumplir un requisito formal, la justificación permite revisar de manera ordenada el trabajo interno y extraer conclusiones valiosas.
¿QUÉ ES LA JUSTIFICACIÓN?
La justificación es un requisito esencial dentro del ciclo de una subvención y permite demostrar que el proyecto se ha ejecutado de acuerdo con aquello que establecía la convocatoria y que los recursos recibidos se han gestionado de manera correcta y transparente. Una vez finalizadas las actividades, las bases de cada subvención obligan a presentar documentación que acredite la actuación real, incluyendo la memoria de ejecución, la memoria económica y los justificantes necesarios para demostrar que se ha dado cumplimiento en los objetivos previstos.
Para facilitar este proceso es útil disponer de una herramienta de seguimiento que permita registrar gastos e ingresos durante el año, a pesar de que siempre hay que utilizar los modelos oficiales del financiador. También es importante conservar y ordenar los justificantes económicos, asegurar que las facturas están emitidas a nombre de la entidad y verificar que cumplen los criterios de la convocatoria, puesto que solo así el gasto se considera correctamente justificada.
CONSEJOS PARA ELABORAR UNA JUSTIFICACIÓN EFECTIVA
La justificación tendría que empezarse a preparar durante el mismo desarrollo del proyecto, puesto que recoger información a medida que avanzan las actividades facilita enormemente el trabajo final. Además, hacerlo de este modo asegura que los datos sean fiables y que se puedan identificar eventuales cambios o incidencias de forma rápida y clara.
Es muy recomendable utilizar una hoja de seguimiento, como por ejemplo un Excel, que permita anotar incidencias, participación, recursos usados, calendarios y cualquier aspecto relevante. Esta metodología ayuda a disponer de una visión global del proyecto y facilita detectar elementos que funcionan y otros que habría que replantear en futuras ediciones.
Otras informaciones útiles para preparar la justificación son las valoraciones de las personas participantes, que se pueden obtener mediante cuestionarios iniciales y finales. Estos datos permiten comparar resultados, entender las necesidades reales e incorporar observaciones cualitativas que a menudo complementan la información técnica del proyecto.
FORMULARIOS DE JUSTIFICACIÓN
Muchas convocatorias disponen de un formulario específico para la justificación del proyecto, que se tiene que seguir fielmente para asegurar que la información se presenta en el formato correcto. Estos formularios suelen pedir datos sobre la entidad, una descripción del programa, los objetivos previstos, las actividades llevadas a cabo, los resultados y los indicadores utilizados para mesurarlos.
También es habitual que incluyan un apartado dedicado en las conclusiones y a las propuestas de mejora, que permitan explicar de manera clara qué ha funcionado, que no y qué modificaciones se podrían incorporar en un futuro. Si surgen dudas durante la elaboración de la justificación, conviene consultar si la convocatoria facilita canales de apoyo técnico o asistencia directa.
Hay que recordar que estos formularios no solo organizan la información, sino que también garantizan que el financiador reciba todos los datos necesarios para validar la ejecución del proyecto. Por eso, es esencial seguir todas las indicaciones y revisarlos con detenimiento antes de la entrega final.
ASPECTOS FINALES A TENER EN CUENTA
Una vez elaborada la justificación, es útil hacer una revisión interna que permita analizar los resultados y valorar el funcionamiento del proyecto con calma y perspectiva. Este ejercicio ayuda a extraer aprendizajes, identificar puntos de mejora y tener una base sólida para planificar futuras ediciones con más precisión y eficiencia.
Las preguntas clave que hay que considerar son: se han logrado los objetivos planteados? Se han cumplido las actividades de la manera prevista? Qué imprevistos se han generado y como se han resuelto? Responder estas cuestiones permite obtener una visión completa del proyecto y dar luz a todas las aportaciones que puede generar.
Finalmente, es imprescindible respetar los plazos y las condiciones de presentación establecidas por el financiador. La entrega fuera de tiempo o una justificación incompleta puede impedir el acceso a futuras convocatorias y generar problemas administrativos. Por eso, es recomendable planificar el cierre con antelación y verificar toda la documentación antes de enviarla.
Fuente: Xarxanet.