La presentación de cuentas anuales es una obligación fundamental para cualquier entidad o asociación, no sólo para cumplir con la normativa, sino también para fomentar la transparencia interna. Esto facilita la toma de decisiones informadas sobre la aprobación o no de la gestión económica de la junta directiva.
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¿QUIÉN SE ENCARGA?
La junta directiva es la encargada de presentar las cuentas ante la asamblea. Generalmente, esta tarea recae en la persona que ocupa el cargo de tesorero o tesorera, si la entidad dispone de esta figura. Sin embargo, la responsabilidad de las cuentas corresponde a toda la junta directiva, y por ello, las cuentas deben presentarse primero a la junta para su aprobación. Sólo entonces pueden ser presentados en asamblea.
¿QUIÉN LOS APRUEBA?
La aprobación de las cuentas es responsabilidad de las personas socias que asisten a la asamblea general. La junta tiene el compromiso de preparar estos informes con antelación suficiente y hacerlos llegar a las personas socias para su revisión previa. De esta manera es más fácil explicarlo durante la asamblea. Esta comunicación previa refuerza la transparencia de la entidad y facilita una votación informada.
Es fundamental que la junta presente a la asamblea toda esta información de manera clara y accesible. De esta manera, todo el mundo podrá entender el estado financiero de la entidad, independientemente de sus conocimientos en materia económica. Esto facilita la participación informada y asegura que los votos se hagan con conocimiento de causa.
¿CUÁNDO SE APRUEBAN?
El cierre y la presentación de cuentas se hacen una vez al año, y la aprobación acostumbra a tener lugar en la asamblea general ordinaria. El plazo máximo legal para la aprobación es de seis meses desde la fecha de cierre establecida en los estatutos de la entidad.
La mayoría de entidades funcionan con año natural, de enero a diciembre, y es por ello que el plazo normalmente es hasta el 30 de junio del año siguiente. No obstante, algunas asociaciones, como las AFA o entidades deportivas, pueden tener otros calendarios adaptados a su actividad.
En caso de que los estatutos no especifiquen una fecha concreta, el cierre será el 31 de diciembre. Aunque la ley permite un máximo de seis meses, los estatutos pueden establecer un plazo inferior que prevalecerá siempre que sea más restrictivo que el plazo legal.
ASOCIACIONES Y TRANSPARENCIA
Para garantizar la transparencia y que las personas socias tengan una visión clara de la situación económica y financiera de la entidad, es recomendable presentar tanto la cuenta de resultados como el balance de situación:
- Cuenta de resultados: muestra los ingresos y gastos, detallando las fuentes de ingreso y el destino de gastos.
- Balance de situación: ofrece una imagen clara de los activos y pasivos de la entidad, así como de los fondos sociales acumulados, ayudando a comprender la situación patrimonial.
Fuente: redactado por el equipo de Suport Tercer Sector en Xarxanet.